Operação Contábil

O trabalho fica mais previsível quando cada cliente tem contexto, responsável e próximo passo.

A AGGU organiza a rotina operacional do escritório para que carteira, obrigações, documentos, solicitações, processos, guias e responsáveis deixem de existir como listas desconectadas.

O objetivo não é transformar tudo em tarefa.É tornar o trabalho visível.

Para escritórios contábeis

Uma manhã de um cliente

Documento recebidoextrato_setembro.pdf09:12 · pelo portal
ObrigaçãoDAS 09/2026 · pronto para conferênciaPrazo 20/10 · Ana
Solicitação aberta2ª via do alvará de funcionamento10:30 · pelo cliente
ProcessoAlvará · protocolo na prefeituraResponsável: Carla
Conversa“Podemos falar sobre o pró-labore?”10:41 · WhatsApp
AgendaReunião · quinta, 09/10, 14hCom Bruno · Contábil

Cliente

Padaria Horizonte Ltda

Simples Nacional · Comércio

Responsáveis
AnaBrunoCarla
Próximo passo
Bruno confirma a reunião com o cliente
Histórico
3 registros hoje

Cenário ilustrativo. O cliente continua o mesmo; cada movimento ganha forma, responsável e prazo.

Cliente 360

Antes de abrir cinco telas, entenda o que está acontecendo com aquela empresa.

A visão do cliente deve reunir o contexto necessário para quem atende, executa, revisa ou acompanha a carteira.

Abra o dossiê por assunto

Padaria Horizonte Ltda

Simples Nacional · Comércio · cliente desde 2021

2 pendênciasPróximo prazo 20/10

Dados ilustrativos

Conforme o produto e as permissões de cada pessoa, a visão reúne responsáveis, pendências, obrigações, solicitações, processos, documentos relevantes, certificados, conversas e histórico.

Minha Fila

A operação começa pelo que precisa de atenção.

Cada pessoa precisa enxergar aquilo que realmente está sob sua responsabilidade, o que está próximo do prazo, o que depende do cliente e o que está bloqueando outra etapa.

Filtre a fila

Fila de Ana · Fiscal
segunda-feira, 06/10

Dados ilustrativos. Cada item mostra cliente, assunto, área, prazo, dependência, responsável e próximo passo.

Obrigação não é só data no calendário.

Uma obrigação pode depender de documento, conferência, execução, revisão, guia, publicação e acompanhamento. A AGGU deve mostrar essa jornada e os pontos que impedem o avanço.

  1. DAS · Padaria HorizonteVence 20/10 · Ana
    1. Receber
    2. Conferir
    3. Executar
    4. Revisar
    5. Publicar
    6. Concluir

    Em revisão com Carla

  2. DAS · Comercial LimaVence 20/10 · Ana
    1. Receber
    2. Conferir
    3. Executar
    4. Revisar
    5. Publicar
    6. Concluir

    Bloqueada no recebimento

    BloqueioExtrato de setembro ainda não recebido. Solicitado em 01/10, lembrete em 05/10. Conferência e execução esperam por ele.
  3. DCTFWeb · Studio NorteVence 15/10 · Diego
    1. Receber
    2. Conferir
    3. Executar
    4. Revisar
    5. Publicar
    6. Concluir

    Guia pronta para o cliente

Exemplo ilustrativo. Etapas e nomes variam conforme a obrigação e a configuração do escritório.

Solicitações, processos e protocolos

Quando o pedido vira trabalho, o histórico precisa acompanhar.

Solicitações e processos possuem ciclo próprio, responsáveis, conversas, documentos e protocolos. Uma conversa concreta pode originar uma ação do cliente sem virar mensagem perdida.

Demonstração

  1. Mensagemo cliente pede
  2. Solicitaçãoo pedido ganha dono
  3. Processoo trabalho ganha etapas
  4. Protocoloo órgão responde
  5. Conclusãoo resultado fica guardado
ConclusãoPRC-0412
Permanece Clínica Vale VerdeOrigem: conversa de 02/10Responsável: Carla
Histórico

    Exemplo ilustrativo. O número do protocolo e os prazos dependem do órgão envolvido.

    Documentos e Cofre

    Receber arquivo não é o mesmo que organizar documento.

    O documento precisa ter empresa, tipo, competência, destino e relação com o trabalho. Quando há incerteza, a arquitetura deve permitir revisão humana em vez de inventar classificação.

    Quando a classificação é clara

    1. Arquivo recebidonfe_35260912.xmlE-mail · 08:40
    2. IdentificadoNota fiscal de entradaComercial Lima · 09/2026
    3. AssociadoConferência fiscal 09/2026Libera a etapa de Ana
    4. ArquivadoCofre › Fiscal › EntradasCom origem e horário

    Quando há dúvida

    1. Arquivo recebidoIMG_4410.jpgWhatsApp · 11:02
    2. DúvidaRecibo ou nota de serviço?Empresa não identificada
    3. Revisão humanaBruno confirmaRecibo de aluguel · Studio Norte
    4. Destino finalCofre › Contábil › 09/2026Revisado por Bruno

    Exemplo ilustrativo. Nenhuma classificação automática é tratada como definitiva quando há incerteza.

    Certificados digitais

    Validade, responsabilidade e acesso precisam estar visíveis antes de virar urgência.

    A gestão de certificados precisa mostrar titular, uso, validade, responsabilidade e histórico de renovação. PFX/P12 não deve parecer documento comum.

    Arquivo PFX/P12 · acesso restrito

    Guardado à parte dos documentos comuns, com quem pode usar, quem acessou e quando.

    Certificados da carteiraOrdenados por validade
    • Oficina Avenidae-CNPJ A118/10/2026CarlaVence em 12 dias
    • Padaria Horizontee-CNPJ A114/11/2026AnaRenovação solicitada
    • Clínica Vale Verdee-CPF A3 · sócia02/03/2027BrunoVálido
    • Studio Nortee-CNPJ A121/07/2027DiegoVálido

    Dados ilustrativos · a renovação é feita pelo titular com a certificadora

    Nem todo prazo nasce como obrigação.

    Reuniões, compromissos, reservas, acompanhamentos e eventos também fazem parte do trabalho. A agenda complementa a operação sem tentar substituir obrigações.

    Obrigação · tem jornada, dependências e revisão Evento · tem horário, pessoas e lugar

    1. Seg 06

      09:30Alinhamento da equipe fiscal
      Etapa: conferirDAS · Comercial Lima

    2. Ter 07

      10:00Visita · Mercado Horizonte

    3. Qua 08

      Dia todoSala de reuniões reservada
      Etapa: publicarPró-labore · Construtora Alvo

    4. Qui 09

      14:00Reunião · Padaria Horizonte
      16:30Retorno do protocolo · Clínica Vale Verde

    5. Sex 10

      Etapa: revisarFolha 09/2026 · Studio Norte

    Semana ilustrativa.

    Histórico e rastreabilidade

    Se alguém perguntar “o que aconteceu?”, a resposta não deveria depender da memória.

    Cada registro guarda quem fez, o que mudou, quando, em qual contexto e de onde veio. É a memória do trabalho, não um placar de pessoas.

    Histórico · DAS 09/2026 · Comercial Lima Todos os registros · mais recentes primeiro
    1. 06/10 · 10:44AnaAlterou o prazo internoAguardando extrato · Minha Fila15/10 → 17/10
    2. 05/10 · 09:00AutomaçãoEnviou lembrete ao clienteRegra “documento pendente há 4 dias” · WhatsApp—
    3. 03/10 · 16:12BrunoMarcou a conciliação como dependenteConciliação 09/2026 · Cliente 360Em execução → Bloqueada
    4. 01/10 · 08:30AnaSolicitou o extrato de setembroPortal do cliente · solicitação SOL-2281—
    5. 01/10 · 00:05SistemaCriou a obrigação da competênciaCalendário de obrigações do clienteVencimento 20/10

    Dados ilustrativos.

    Menos reconstruir a história.Mais seguir o trabalho.

    A operação contábil fica mais clara quando cliente, responsabilidade, prazo, documento e próximo passo permanecem conectados ao mesmo contexto.

    Demonstração

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